e-Arşiv Nedir?
Elektronik arşiv olarak tanımlanması mümkün olan e-Arşiv, teknik standartları Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığınca belirlenen bir sistemdir. Normal olarak kâğıt ortamda düzenlenmesi, muhafaza edilmesi ve talep edildiğinde ibraz edilmesi zorunluluğu bulunan faturaların elektronik ortamda oluşturulması, elektronik posta ile iletilmesi, elektronik ortamda muhafazası, ibrazı ve Gelir İdaresi Başkanlığı’na raporlanması aşamalarını kapsayan komple bir uygulamadır.
Gelir İdaresi Başkanlığınca yayımlanan Vergi Usul Kanunu Tebliği ile belirlenen limitleri aşan mükellefler e-Arşiv uygulamasına geçmek zorundadır. Zorunluluğu olan firmaların yanı sıra isteyen mükellefler de e-Arşiv uygulamasına geçiş yapabilmektedir.
e-Arşiv Ne İşe Yarar?
Ülkemizde e-Arşiv uygulaması 433 No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile düzenlenmiştir. Kâğıt ortamında düzenlenmesi, saklanması ve ibraz edilmesi zorunlu olan faturanın elektronik ortamda düzenlenmesi ve bir nüshasının elektronik ortamda muhafaza edilerek talep edilmesi halinde ibraz edilmesini içerir. Böylelikle kullanıcıları fatura bastırmak ve kâğıt fatura düzenlemek gibi pek çok zorluktan kurtarır. Aynı zamanda kanuni süresi boyunca saklanacak fatura suretleri ile bunların dip koçanlarını düzeltme, tasnif ve arşivleme maliyetlerini azaltır.
Zaman ve işçilik gibi kalemlerde önemli kazançlar sağlayan e-Arşiv uygulaması kullanıcılara büyük kolaylıklar sunan önemli bir yardımcıdır. e-Arşiv fatura kullanan firmalar müşterilerine faturalarını elektronik ortamda gönderebileceği gibi kâğıt olarak da teslim edebilir.
e-Arşiv Kullanma Avantajları Nelerdir?
Elektronik arşiv uygulaması ile fatura düzenlemek önemli ölçüde kâğıt tasarrufu anlamına gelir. Ancak e-Arşiv kullanan firmaların bunun yanı sıra pek çok başka avantaj elde etmesi de mümkündür. Kâğıt faturaların unutulması, kaybolması gibi problemler e-Arşiv ile ortadan kalkar. Bir suret alıcının elektronik postasına otomatik olarak gönderileceğinden basılı suret almak çoğu zaman gerekmez. Kâğıt fatura bastırmak için gereken matbaa giderleri yoktur. Dosyalama, arşivleme gibi tüm işlemler elektronik ortamda yapılacağından bu giderlerden de söz edilemez. Dolayısıyla e-Arşiv ile önemli ölçüde tasarruf imkânı elde edilir.
Parasal anlamda sağlanan tasarrufun yanı sıra e-Arşiv kapsamında düzenlenen faturalar bir sonraki ayın ilk 15 günü içerisinde oluşturulan rapor ile Gelir İdaresi Başkanlığına doğrudan bildirilir. Bu da raporlama işlemine ait muhtemel aksaklıkların doğmadan giderilmesi anlamına geleceğinden bir başka önemli avantajdır.